Psikolog ve danışmanlık sitelerinde KVKK: aydınlatma metni ve danışan verisi

Bir psikolog veya danışmanlık merkezinin web sitesi, randevu formu ad ve telefonun yanında bir ön görüşme sorusu da topladığı andan itibaren KVKK kapsamına giriyor. Kanun bu noktada üç ayrı yükümlülük istiyor: veri toplanırken bir aydınlatma metni gösterilmesi, seans içeriği gibi özel nitelikli veriler için açık rıza alınması ve verinin ne kadar süre tutulacağının tanımlı olması. Üçü de birbirinin yerine geçmiyor.

Danışan verisi nereden toplanıyor: form, ön görüşme anketi, seans notu

Bir danışmanlık sitesinde veri tek bir yerden gelmiyor. Randevu formu en görünür nokta, ama veri akışı orada bitmiyor: ön görüşme anketi, WhatsApp üzerinden yapılan ilk yazışma, seans sırasında tutulan not ve faturalama için muhasebe programına giren bilgi, hepsi aynı danışana ait farklı kayıtlar. Her birinin KVKK karşısındaki durumu farklı.

Bu beş yüzeyin arkasında bir teknik gereklilik de var: randevu formu, hangi veriyi kimin işlediğini ve rıza onayının ne zaman verildiğini kaydedebilecek şekilde kurulmalı. FK Optik için kurulan kurumsal sitede Lighthouse skorları mobil ve masaüstünde 100/100 çıktı; aynı mühendislik disiplini, bir danışmanlık sitesinin randevu formunun rıza kaydını kaybetmeden çalışmasına da taşınıyor.

Aydınlatma metni madde 10'un beş unsurunu içermeli: doldurulmuş bir şablon

6698 sayılı Kanun'un 10. maddesi, veri toplama anında veya öncesinde beş unsurun ilgili kişiye bildirilmesini istiyor. Sayfadaki örnek metinlerin çoğu bu beşliyi tam karşılamıyor; genelde kimlik ve amaç kısmı var, aktarım ve hukuki sebep kısmı eksik kalıyor. Aşağıdaki şablon, bir danışmanlık merkezi için beşini de dolduruyor.

Yapay zeka araçlarıyla yazdırılan bir randevu uygulamasında bu beşli neredeyse hiç çıkmıyor; aracın önceliği formun çalışması, aydınlatma metni hiç sorulmadığı için eklenmiyor. Teknik tarafı KVKK rehberimizde ele aldık, bu yazı aynı maddelerin bir danışmanlık sitesindeki karşılığını veriyor.

Açık rıza ne zaman şart, ne zaman sözleşmenin ifası yeterli

Randevu formunun temel alanları, ad, telefon, e-posta ve randevu saati, normal kişisel veridir ve sözleşmenin kurulması veya ifası kapsamında açık rıza olmadan da işlenebilir. Ama seans içeriği, şikayet veya bir teşhis izlenimi taşıyan herhangi bir alan, 6698 sayılı Kanun'un 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veri sayılıyor. Bunun için kural açık rızadır; istisna yalnızca sır saklama yükümlülüğü altındaki kişi ve yetkili kurumların koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetleri amacıyla işlemesiyle sınırlı.

Bir psikolog bu istisnanın kapsamına girip girmediğini tek başına karara bağlamamalı: ruh sağlığı hizmeti sunan bir klinik psikolog ile danışmanlık hizmeti sunan bir yaşam koçu, aynı kategoriye girmeyebilir. Güvenli ve pratik yol, seans içeriğiyle ilgili her alan için ayrı bir açık rıza onay kutusu koymak; bu, istisnanın tartışmalı olduğu durumda da danışanı koruyor.

Veri ne kadar süre saklanmalı, imha ne zaman yapılır

Kanun sabit bir saklama süresi vermiyor, "işleme amacının gerektirdiği süre kadar" ilkesini koyuyor. Süreyi somutlaştıran, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'in 11. maddesi: periyodik imhanın zaman aralığını veri sorumlusu kendi politikasında belirliyor, ama bu aralık hiçbir durumda 6 ayı geçemiyor.

Pratikte bu, bir danışan ayrıldıktan sonra dosyasının süresiz durmaması gerektiği anlamına geliyor. Bir danışan kendi verisinin silinmesini talep ederse, 13. madde en geç 30 gün içinde ücretsiz cevap verilmesini istiyor; bu süre hem silme talepleri hem erişim talepleri için aynı.

Üçüncü tarafla paylaşım: randevu hatırlatma, muhasebe, pazarlama aracı

Bir danışmanlık merkezinin verisi tek elde durmuyor: randevu hatırlatma SMS'i bir SMS servisine, fatura bir muhasebe programına, bazen bülten bir e-posta pazarlama aracına gidiyor. Bunların her biri aydınlatma metninin 3. unsurunda isim isim sayılmalı; "iş ortaklarımızla paylaşılabilir" gibi genel bir ifade madde 10'u karşılamıyor. Kullanılan araç yurt dışında barınıyorsa (çoğu SMS ve e-posta servisi gibi), bu bir yurt dışına aktarım sorusu da açıyor ve 9. madde kapsamında ayrı bir hukuki dayanak gerektiriyor.

Bu checklist ne zaman yetmez: avukata ne zaman gidilir

Buraya kadarki liste operasyonel bir taban, hukuki görüş değil. Tek danışanlı, ayda onlu rakamlarda görüşme yapan ve dosyaları kağıt üzerinde tutan bir danışman için öncelik bir web formu kurmak değil, aydınlatma metnini kağıt süreç için de hazırlamak olabilir; her ölçekte bir site şart değil. Ama danışan sayısı büyüdükçe, birden fazla uzmanın çalıştığı bir merkez olduğunda, reşit olmayan danışan görüldüğünde veya VERBİS'e kayıt eşiği söz konusu olduğunda, genel bir kontrol listesi yetmiyor ve bir KVKK avukatına danışmak gerekiyor.

Randevu akışı, aydınlatma metni ve mevzuata uygun sayfa yapısı birlikte kurulduğunda iş tek seferde bitiyor; klinik web sitesi tasarımı rehberinde bu sırayı adım adım açıkladık, bir kurumsal website kapsamında aynı üçü bir danışmanlık merkezi için de kuruluyor. Fiyatın neyi kapsadığını karşılaştırmak isteyenler için diş kliniği ve klinik web sitesi fiyatı yazısı aynı bütçe kalemlerini madde madde açıklıyor.

Sık sorulan sorular

Psikolog web sitesinde aydınlatma metni şart mı?

Evet. Madde 10, veri toplama anında veya öncesinde aydınlatma yapılmasını istiyor; randevu formu veri topladığı andan itibaren bu metin sitede olmalı.

Danışanın seans notunu almak için açık rıza gerekir mi?

Seans içeriği ve şikayet veya teşhis bilgisi madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir, kural olarak açık rıza gerekir. İstisna yalnızca sır saklama yükümlülüğü altındaki sağlık hizmeti sunumuyla sınırlı ve her danışmanlık türü için otomatik geçerli değil.

Danışan verisi ne kadar süre saklanmalı?

Kanun sabit bir süre vermiyor, "amacın gerektirdiği süre" ilkesini koyuyor. Saklama ve imha politikası varsa periyodik imha en fazla 6 ayda bir, politika yoksa yükümlülüğün ortaya çıkışından itibaren 3 ay içinde yapılmalı.

Danışan veri talebinde bulunursa kaç günde cevap vermek gerekir?

Madde 13, başvurunun en geç 30 gün içinde ve kural olarak ücretsiz cevaplanmasını istiyor.

Başka bir psikoloğun aydınlatma metnini kopyalayabilir miyim?

Hayır. Metin gerçek amaç, gerçek tedarikçi (randevu yazılımı, SMS servisi, muhasebe programı) ve gerçek hukuki sebebi isim isim anlatmak zorunda; kopya bir metin, merkezin gerçekte yaptığıyla örtüşmediği an kendi başına bir risk oluşturuyor.